En primer lugar, debes saber que se trata de un proceso iniciado por el SRI, para que los comprobantes emitidos por los sujetos pasivos, no sólo facturas, sino también, retenciones, guías de remisión, notas de débito y notas de crédito dejen de ser emitidos en forma física (en papel) y se emitan de manera electrónica (en archivos electrónicos). El SRI ha establecido cronogramas para que los sujetos pasivos se incorporan poco a poco en la obligatoriedad de emitir sus comprobantes de manera electrónica; se estableció que todas las sociedades (con excepción de aquellas que pertenecen a la Economía Popular y Solidaria) deben iniciar el uso de comprobantes electrónicos.
La firma electrónica es un conjunto de datos asociados a un mensaje y que identifican a la persona que firma el documento; todo documento digital ya sea un word,excel, pdf o xml que contenga una firma electrónica tendrá el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita y podrá ser usado como prueba en un proceso judicial, toda persona que ha firmado electrónicamente con un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada no puede negar su autoría.
¿Qué debo hacer si mi empresa está obligada a facturar electrónicamente?
Lo primero que debes hacer es obtener la firma electrónica para que puedas firmar los comprobantes.
Si eres persona natural
Vas a necesitar presentar unos documentos para eso te recomendamos que prepares un archivo PDF que contenga una copia de tu cédula y el certificado de votación si eres ecuatoriano y estás obligado a votar o un archivo PDF con la copia de tu cédula si eres ecuatoriano y no estás obligado a votar.
Si eres extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de tu pasaporte. Además, debes tener el archivo de tu RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec, ingresando con tu número de RUC y tu clave.
Si tu empresa es la obligada a facturar electrónicamente y está regulada por la Superintendencia de compañías prepara un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar, o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar.
Si es extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de su pasaporte. Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI en el mismo enlace anterior, ingresando con el número de RUC de la empresa y la clave correspondiente. Luego, entra a esta página web.
Si tu empresa no está regulada por la Superintendencia de compañías{ lo requisitos van a ser muy similares presenta un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar; o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar. Si es extranjero, un archivo PDF con la copia de su pasaporte. También deberás presentar un archivo PDF con el nombramiento original o copia notariada del representante legal y necesitarás un archivo PDF con el original o copia notariada de la constitución de la empresa.
Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI.
Al ingresar a la página web, llena la información que te pide. En el tipo de atención, puedes solicitar Cita Previa o visita a domicilio dentro del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques dentro de la ciudad); visita a domicilio fuera del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques fuera de la ciudad). En la pregunta
¿Usted desea la firma electrónica en token o archivo PFX/P12?, debes seleccionar Archivo y en Modelo, Archivo para facturación. En Volumen, debes seleccionar Facturación electrónica Bajo volumen si generas hasta 1000 comprobantes mensuales, Facturación electrónica Mediano volumen si generas entre 1,000 y 10.000 comprobantes mensuales y Facturación electrónica Alto volumen si generas más de 10,000 comprobantes mensuales Debes decidir los años de vigencia de la firma, a más años más costo.Al final te va a pedir que subas los archivos PDF que debías tener listo antes de entrar a registrarte, evita que los nombres de archivos tenga caracteres especiales como ñ, tildes, símbolos, corchetes entre otros. Revisa que no hayas cometido ningún error en la información ingresada y selecciona la opción REGISTRAR. Debes esperar a recibir un correo por parte de ventas que te guiará en el proceso a seguir.
Si tienes alguna duda, envíanos un correo a olesistemasc@gmail.com o visita nuestra página www.oelsistemas.com. Si sigues estas instrucciones, habrás logrado el primer paso en tu proceso para empezar con la facturación electrónica