La firma electrónica es un conjunto de datos asociados a un mensaje y que identifican a la persona que firma el documento; todo documento digital ya sea un word,excel, pdf o xml que contenga una firma electrónica tendrá el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita y podrá ser usado como prueba en un proceso judicial, toda persona que ha firmado electrónicamente con un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada no puede negar su autoría.

¿Qué debo hacer si mi empresa está obligada a facturar electrónicamente?

 Lo primero que debes hacer es obtener la firma electrónica para que puedas firmar los comprobantes.

Si eres persona natural

Vas a necesitar presentar unos documentos para eso te recomendamos que prepares un archivo PDF que contenga una copia de tu cédula y el certificado de votación si eres ecuatoriano y estás obligado a votar o un archivo PDF con la copia de tu cédula si eres ecuatoriano y no estás obligado a votar. 

Si eres extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de tu pasaporte. Además, debes tener el archivo de tu RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec, ingresando con tu número de RUC y tu clave.

Si tu empresa es la obligada a facturar electrónicamente y está regulada por la Superintendencia de compañías prepara un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar, o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar.

Si es extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de su pasaporte. Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI en el mismo enlace anterior, ingresando con el número de RUC de la empresa y la clave correspondiente. Luego, entra a esta página web.  

Si tu empresa no está regulada por la Superintendencia de compañías{ lo requisitos van a ser muy similares presenta un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar; o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar. Si es extranjero, un archivo PDF con la copia de su pasaporte. También deberás presentar un archivo PDF con el nombramiento original o copia notariada del representante legal y necesitarás un archivo PDF con el original o copia notariada de la constitución de la empresa. 

Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI. 

Al ingresar a la página web, llena la información que te pide. En el tipo de atención, puedes solicitar Cita Previa o visita a domicilio dentro del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques dentro de la ciudad); visita a domicilio fuera del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques fuera de la ciudad).  En la pregunta 

¿Usted desea la firma electrónica en token o archivo PFX/P12?, debes seleccionar  Archivo y en Modelo, Archivo para facturación. En Volumen, debes seleccionar Facturación electrónica Bajo volumen si generas hasta 1000 comprobantes mensuales, Facturación electrónica Mediano volumen si generas entre 1,000 y 10.000 comprobantes mensuales y Facturación electrónica Alto volumen si generas más de 10,000 comprobantes mensuales Debes decidir los años de vigencia de la firma, a más años más costo.Al final te va a pedir que subas los archivos PDF que debías tener listo antes de entrar a registrarte, evita que los nombres de archivos tenga caracteres especiales como ñ, tildes, símbolos, corchetes entre otros. Revisa que no hayas cometido ningún error en la información ingresada y selecciona la opción REGISTRAR. Debes esperar a recibir un correo por parte de ventas que te guiará en el proceso a seguir. 

Si tienes alguna duda, envíanos un correo a olesistemasc@gmail.com o visita nuestra página www.oelsistemas.com. Si sigues estas instrucciones, habrás logrado el primer paso en tu proceso para empezar con la facturación electrónica

La transición hacia la facturación electrónica en Ecuador ha sido un proceso que las empresas han venido realizando desde hace ya más de 8 años.

Si bien el cronograma establecido por el SRI tiene fechas límites para que los contribuyentes se adhieran a la medida hasta el 2024, frente a esta disposición las empresas comienzan a ver la necesidad de implementar herramientas tecnológicas  contables como ésta dentro de su proceso de digitalización.

Y es que más allá de un documento reglamentario que es exigido a los comerciantes desde el SRI, la facturación electrónica implica una serie de beneficios y ventajas para los empresarios que se encuentran en el proceso de reactivar sus negocios y convertirlos en más productivos.

Si está buscando implementar un sistema de facturación electrónica para su negocio, o todavía no se encuentra convencido le compartimos los beneficios que puede traer para su negocio implementar este mecanismo de facturación, aquí están las 4 principales ventajas de esta herramienta:

1. Ahorro de dinero: Las empresas se evitarán pagos por elementos como la tinta y el papel esto se traduce en ahorro de tiempo y despacho de la factura ya que no se requieren servicios de mensajería y traslados para la aprobación del documento, además, se mejora la gestión de los procesos al facilitar el manejo de la información por medio del espacio de almacenamiento y accesibilidad que ofrece un software de facturación electrónica.

2. Administración del negocio:  Con la facturación electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta ya que, a través de una plataforma tecnológica certificada como la de Ole, se puede monitorear la emisión y recepción de la factura, lo que optimiza la atención al cliente y se elimina el riesgo de perder documentos.

3. Tiempos de cobranza: El ciclo de facturación y recaudo se acelera debido a que los tiempos logísticos de impresión, distribución y recepción de las facturas se elimina mejorando la caja de la compañía. 
4. Evitar la distorsión del mercado: La facturación electrónica obligatoria al ser un documento de acceso fácil tanto para el comprador como el vendedor, permite hacer el recaudo de impuestos de todos los comercios por parte de los diferentes gobiernos, eliminando la competencia desleal que se genera por aquellos vendedores que venden sus productos a menor precio evadiendo estos tributos obligatorios.

Si tu negoció ha crecido o estás emprendiendo un nuevo negocio, facturar es indispensable, nosotros te recomendamos empezar a facturar electrónicamente. 

Lo mejor de usar facturas electrónicas, es que hace que todo sea más fácil, reduce tus costos en obligaciones tributarias en el sri, guarda tus documentos con mayor seguridad y  hace que tus procesos administrativos sean más ordenados y rápidos.. 

Aprender a facturar de esta forma puede parecer complicado, por eso te lo simplificamos en cuatro sencillos pasos. 

Si quieres aprender paso a paso cómo realizar una Factura Electrónica haz click aquí.

1. Registrar tu firma electrónica

Lo primero que debes hacer es obtener tu firma electrónica. En Ole te ofrecemos este servicio con rapidez y confianza, lo que permite que una vez emitida se pueda cargar la firma al sistema para su uso inmediato.

2. Aprende a Realizar las facturas en el sistema

Una vez que tengas tu sistema de facturación y estés sacando o ya tengas tu firma electrónica, debes realizar las pruebas obligatorias de facturación, ubicada en la sección del SRI “Ambiente de Prueba”.

 En esta sección podrás hacer una simulación de los distintos tipos de comprobantes que tu negocio pueda necesitar. Para poder realizar la prueba debes entrar a tu cuenta del SRI usando el RUC y la contraseña que te asignaron. Ingresa aquí para realizar las pruebas.

3. Conseguir tu autorización oficial

Ahora que pasaste el ambiente de prueba, puedes conseguir tu autorización para emitir los comprobantes que necesites habilitando el Ambiente de Producción, este se encuentra también en la página de SRI. Partiendo de este punto, ya estás prácticamente listo.

4. Obtener tu Facturadora Electrónica

Ahora que comprendes cómo funciona la facturación electrónica, solo necesitas una herramienta para comenzar con las tuyas. Nosotros te recomendamos trabajar con Ole, ya que te permite acceder a múltiples opciones de facturación como:

• Sistema Contable
• Punto de Venta
• Facturación Electrónica